CRM y sistema de gestión de proyectos a medida para una agencia de reclutamiento

Perfil del cliente

Nuestro cliente es una agencia de reclutamiento neerlandesa fundada en 2006, con un equipo de 8 profesionales: 2 fundadores, 2 managers y 4 reclutadores. Tras casi dos décadas de crecimiento, su éxito les había creado un problema inesperado: sus sistemas no seguían el ritmo de una cartera de clientes y un volumen de proyectos cada vez mayores.

El reto

La agencia estaba atrapada en un cuello de botella operativo doloroso. Gestionar las relaciones con los clientes y los proyectos de reclutamiento repartidos entre varios sistemas desconectados drenaba la productividad del equipo y ponía en riesgo su reputación de excelencia.

Los problemas concretos eran graves:

• 10 horas perdidas cada semana en la elaboración manual de informes: dos managers dedicando 5 horas semanales cada uno a recopilar datos de fuentes dispersas
• 40+ horas al mes desaparecidas en tareas de reporting repetitivas que podían automatizarse
• Información de clientes dispersa entre Asana, hojas de cálculo e hilos de email, sin una única fuente de verdad
• Conocimiento interno en riesgo: no había ningún sistema centralizado de onboarding para los nuevos reclutadores
• Alternativas caras: los CRM empresariales les presupuestaban 3.000 €+ al mes, con un montón de funciones que nunca iban a usar

Con su configuración de Asana, no tenían capacidades reales de gestión de la relación con el cliente ni forma de seguir el ciclo de vida completo de un proyecto de reclutamiento. Para una agencia boutique que compite por su servicio personalizado, estas ineficiencias operativas se estaban convirtiendo en una desventaja competitiva.

Nuestra solución

Diseñamos e implementamos un CRM y un sistema de gestión de proyectos a medida sobre ClickUp, adaptado específicamente a las necesidades de su agencia de reclutamiento. En lugar de encajarlos en una solución cara y sobrecargada de funciones, creamos un sistema ágil que respondía a sus requisitos exactos y reducía costos de forma significativa.

La solución consistió en migrar todos los datos de gestión de proyectos existentes de Asana a ClickUp y, al mismo tiempo, construir la funcionalidad de CRM y una base de conocimiento centralizada. Este enfoque les dio lo mejor de los dos mundos: una gestión de proyectos sólida combinada con funciones de relación con el cliente, todo en una única plataforma asequible.

Detalles de la implementación

La implementación se estructuró en tres fases clave:

Fase 1: migración de datos sin fricciones

Migramos con cuidado todos los datos de proyectos existentes de Asana a ClickUp, garantizando el 100% de integridad de los datos y ninguna interrupción de los procesos de reclutamiento en curso. Esto incluyó:

• Mapear todas las tareas, proyectos y relaciones de Asana a la estructura de ClickUp
• Conservar los datos históricos y los calendarios de los proyectos
• Validar la integridad de los datos tras la migración para asegurar que no se perdía nada

Fase 2: configuración del CRM a medida

Configuramos las funciones de ClickUp para que operasen como un CRM completo, creando campos personalizados, automatizaciones y workflows diseñados específicamente para los procesos de reclutamiento y la gestión del ciclo de vida del cliente:

• Espacios y listas de ClickUp organizados por relación con el cliente y por fase del proyecto de reclutamiento
• Campos personalizados para el seguimiento de candidatos, el estado del cliente y las fases del proyecto
• Plantillas estandarizadas para una gestión de proyectos uniforme en todo el equipo

Fase 3: base de conocimiento y automatización

Creamos una base de conocimiento centralizada dentro de ClickUp e implementamos automatizaciones con Make para agilizar el onboarding y habilitar campañas de reactivación segmentadas:

• Workflows automatizados con Make para la comunicación con clientes, los seguimientos y el control de candidatos
• Puntos de integración para un flujo de datos fluido entre las funciones de CRM y de gestión de proyectos
• Almacenamiento documental centralizado y sistema de gestión del conocimiento
• Automatización del onboarding de nuevos empleados con guía paso a paso

El impacto

La transformación fue inmediata y medible. Durante el primer mes de funcionamiento, la agencia registró mejoras notables en todas sus métricas operativas:

Ahorro de tiempo:

• 40+ horas recuperadas al mes solo con el reporting automatizado
• 10 horas semanales que los managers dedicaban antes a recopilar informes, ahora reorientadas a trabajo estratégico
• La generación de informes que antes ocupaba un día entero ahora ocurre de forma automática en minutos

Ahorro de costos:

• 3.000 €+ ahorrados al mes frente a las alternativas de CRM empresarial (36.000 €+ al año)
• Cero interrupciones durante la migración: todos los procesos de reclutamiento en curso siguieron sin fricción
• Solución escalable que crece con el negocio sin aumentos de costo proporcionales

Excelencia operativa:

• Visibilidad 360° completa del cliente: cada interacción, proyecto y resultado en un solo lugar
• Procesos uniformes entre los 8 miembros del equipo gracias a las plantillas estandarizadas
• Onboarding automatizado de nuevos reclutadores con una base de conocimiento centralizada
• Información en tiempo real que permite tomar decisiones basadas en datos

Antes y después:

El sistema lleva meses funcionando sin incidencias, con mejoras continuas para adaptarse a nuevos workflows y a las necesidades de un equipo en crecimiento.

Testimonio del cliente

"Estamos encantados con la plataforma centralizada. Tener toda la información de nuestros clientes en un solo sitio ha sido transformador, pero lo que de verdad marcó la diferencia fue el reporting automático. Lo que antes nos llevaba un día entero cada semana ahora ocurre solo. Nos ha devuelto tiempo para centrarnos en lo que mejor hacemos: encontrar el talento adecuado para nuestros clientes."

• Responsable de Operaciones, agencia de reclutamiento neerlandesa (fundada en 2006)

Conclusiones clave

Este proyecto demuestra que "a medida" no tiene por qué significar complejo ni caro. Aprovechando la flexibilidad de ClickUp y combinándola con automatización inteligente mediante Make, creamos una solución que compite con CRM empresariales caros a una fracción de su costo, con un ahorro de más de 3.000 € al mes y mejores funcionalidades.

La clave estuvo en entender que no existe una talla única, y menos aún para negocios en crecimiento con necesidades específicas. En lugar de adaptar sus procesos de reclutamiento ya probados a un software sobrecargado, adaptamos la tecnología para potenciar sus flujos de trabajo actuales. La migración desde Asana, sin fricciones, demostró que el cambio no tiene por qué ser disruptivo cuando se planifica y se ejecuta bien.

Calendario del proyecto

• Duración: 2 semanas desde el kickoff hasta la puesta en marcha
• Soporte continuo: acompañamiento en la gestión del cambio para seguir optimizando los workflows
• Tiempo hasta obtener valor: inmediato, el ahorro del reporting automatizado se notó desde el primer día
• Estado actual: funcionando sin incidencias, con mejoras periódicas para nuevas necesidades del negocio

Trabajemos juntos

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